Driver’s Seat #8
Leestijd: 8 minuten
Getting Things Done
Ruim tien jaar geleden maakte ik via mijn toenmalige collega en Project Manager Bob Leenhouwers kennis met Getting Things Done van David Allen. Bob haalde David naar ons kantoor in Amsterdam en daar hoorde ik hem zelf uitleggen hoe zijn methode werkte. Shout out naar Bob dus.
Ik ben het daarna gaan toepassen. In het begin vraagt dat best wat discipline. Je moet jezelf aanleren om alles wat aandacht vraagt direct vast te leggen en je systeem ook echt bij te houden. Na een paar weken was ik doodmoe maar merkte ik wel het eerste effect. Mijn hoofd werd langzaam rustiger, ik hield beter overzicht en vergat vrijwel niets meer. Sindsdien werk ik er iedere dag mee.
Een van de bekendste uitgangspunten van David Allen vat voor mij de kern goed samen:
“Your mind is for having ideas, not holding them.”
Wat is Getting Things Done?
Getting Things Done, meestal afgekort tot GTD, is een methode om alles wat je aandacht vraagt buiten je hoofd te organiseren. David Allen gaat ervan uit dat onafgemaakte zaken aandacht blijven vragen zolang je nog niet hebt bepaald wat ermee moet gebeuren. Een afspraak die je nog moet maken, een idee waar je later iets mee wilt, een mail die je nog moet beantwoorden of iets wat je iemand hebt beloofd.
Door die zaken vast te leggen, te bepalen wat de volgende actie is en ze op een betrouwbare plek te organiseren, hoeft je hoofd ze niet meer actief te onthouden. De methode kent vijf stappen: Capture, Clarify, Organize, Reflect en Engage. Je verzamelt eerst alles wat aandacht vraagt. Daarna bepaal je wat het is en welke actie erbij hoort. Vervolgens organiseer je die actie, houd je het systeem actueel en voer je uit wat op dat moment gedaan moet worden.
Dat klinkt eenvoudig, maar er zit een belangrijk principe onder. Je systeem moet compleet genoeg zijn om erop te kunnen vertrouwen. Zodra je een deel van je afspraken en acties in een systeem zet en een ander deel probeert te onthouden, blijf je alsnog zelf de bewaker van alles wat openstaat. Dan verdwijnt precies het voordeel waarvoor GTD bedoeld is. Dus discipline en consistentie zijn belangrijk. Het idee is juist dat je hoofd niet meer verantwoordelijk is voor het onthouden van alle losse eindjes. Dat geeft ruimte om het te gebruiken voor waar het veel beter in is: nadenken.
David en ik vonden elkaar ruim tien jaar geleden in een aanpak die ik nog steeds dagelijks gebruik.
Vertrouwen en leiderschap
Daar zit voor mij ook een duidelijke link met leiderschap. Tony Simons van Cornell gebruikt het begrip behavioral integrity: de mate waarin wat een leider zegt overeenkomt met wat die leider daadwerkelijk doet.
Of simpeler gezegd: doen wat je zegt en zeggen wat je doet.
Mensen willen weten dat ze op hun leidinggevende kunnen rekenen. Als afspraken consequent worden nagekomen, bouwt dat vertrouwen op. Gebeuren afspraken niet consequent, dan is het effect groter dan alleen die ene gemiste actie. Als je het gevoel krijgt dat je manager niet terugkomt op afspraken, tast dat de vertrouwensband aan. Je gaat twijfelen of toezeggingen iets waard zijn, of je ergens op kunt rekenen en uiteindelijk ook hoeveel gewicht je nog moet geven aan wat iemand zegt.
Dat werkt ook door in de samenwerking. Als je niet zeker weet of iets wordt opgepakt, ga je zelf volgen. Je stuurt nog een reminder, controleert of iets is gebeurd of houdt voor de zekerheid zelf nog een lijstje bij. Daarmee neemt niet alleen het vertrouwen af, maar wordt samenwerken ook zwaarder. Het tegenovergestelde is minstens zo krachtig. Als je weet dat iemand terugkomt op wat hij heeft toegezegd, kun je het ook zelf loslaten. Dat gevoel dat je op iemand kunt leunen vind ik een belangrijk onderdeel van leiderschap.
Hoe werkt het?
Ik heb GTD in de loop der jaren vrij praktisch ingericht. Mijn inbox is mijn centrale verzamelpunt. Als ik tijdens een autorit, vergadering of wandeling iets bedenk wat ik niet wil vergeten, stuur ik mezelf een mail. Vanaf dat moment zit het in mijn systeem.
Tijdens meetings geldt hetzelfde. Ik schrijf mee (of gebruik Granola), leg actiepunten direct vast, zodat ze niet ergens in mijn aantekeningen verdwijnen. Die acties gaan vervolgens weer mijn eigen systeem in.
Daarna beslis ik wat ermee moet gebeuren. Mijn inbox is daardoor dus ook altijd vrij leeg en overzichtelijk, omdat ieder item een besluit nodig heeft. Kan ik iets binnen een paar minuten afhandelen, dan doe ik het meteen. Kost het meer tijd, dan plan ik er tijd voor in. Ik zet een taak dus niet alleen ergens op een lijst, maar reserveer daadwerkelijk een moment waarop ik ermee aan de slag ga.
Soms ligt de actie bij iemand anders. Als ik iemand een mail stuur waarin een actie zit en ik wil zeker weten dat ik daar nog op terugkom, zet ik mezelf in cc. Die mail komt vervolgens terecht in een aparte map (“waiting for Response”) met zaken waarop ik nog een reactie verwacht. Dat is voor mij net zo belangrijk als mijn eigen actielijst. Een toezegging van iemand anders of een gedelegeerde taak kan namelijk net zo goed een open eind zijn. Als ik daarvan afhankelijk ben, wil ik ook kunnen zien waar ik nog op wacht.
Als iets is afgerond, gaat het uit mijn actieve systeem. Zo heb ik continu zicht op drie dingen: wat moet ik nog doen, wanneer ga ik het doen en van wie verwacht ik nog iets?
Door vervolgens mijn agenda heilig te maken weet ik dat ik toekom aan wat ik beloof.
Wil je er zelf mee aan de slag, dan zou ik beginnen met Getting Things Donevan David Allen. Daar wordt de hele methodiek veel uitgebreider uitgelegd. Je hoeft het systeem ook niet zelf vanuit mail en agenda op te bouwen zoals ik dat doe. Er zijn inmiddels goede apps die de GTD methodiek faciliteren. Nirvana is heel specifiek rond GTD ingericht, met onder meer Inbox, Next Actions, Waiting en Projects. Todoist biedt ook een complete inrichting volgens de GTD methodiek. Lees je gerust eens in.
Welke tool je gebruikt maakt mij uiteindelijk niet zoveel uit. De methode werkt pas als je hem consequent gebruikt.
Praktische vertaling van de Getting Things Done methode van David Allen naar mijn eigen werkwijze.
Mijn visie
Waarom ik GTD na ruim tien jaar nog steeds gebruik? Het geeft me headspace. Alles wat aandacht vraagt krijgt een plek buiten mijn hoofd. Daardoor kan ik tijdens een gesprek gewoon luisteren, nadenken over een probleem of ruimte maken voor een nieuw idee zonder ondertussen bezig te zijn met alles wat ik later nog moet doen.
Het geef me dus ruimte. Om echt te luisteren. Te verbinden. Te begrijpen. Door te vragen. Om oprecht geïnteresseerd te zijn in het verhaal van de ander. En nieuwsgierig te zijn naar de vraag er achter. Dat zijn momenten waar veel mensen echt behoefte aan hebben. Mensen die je leidt, met wie je samenwerkt of die op een andere manier op jou moeten kunnen rekenen.
Voor leidinggevenden vind ik dat daardoor extra relevant. Een groot deel van mijn werk bestaat uit gesprekken, beslissingen en toezeggingen. Juist als het druk is, zijn het vaak de kleine afspraken die verloren gaan. Terwijl diezelfde kleine afspraken voor een ander bepalen of hij op je kan rekenen.
Barack Obama vatte dat ooit mooi samen in zijn carrièreadvies aan jonge mensen:
“Just learn how to get stuff done.”
Dat is uiteindelijk precies waar het om gaat. Zorgen dat dingen gebeuren.
Afsluitend
Getting Things Done is voor mij inmiddels gewoon onderdeel van hoe ik werk. Het geeft mijn hoofd ruimte en zorgt dat afspraken, acties en open eindjes niet verdwijnen.
Daarmee helpt het me ook bij iets wat ik in samenwerking en leiderschap essentieel vind: doen wat je zegt en zeggen wat je doet.
Wil je meer weten over hoe ik GTD zelf toepas of hoe je het praktisch kunt inrichten, neem gerust contact met me op. Via rens@rensscheffers.com beland je meteen in het startpunt van mijn eigen actielijst. ;)
—
Ik ben Rens. Fractional CCO voor agencies in marketing, media en e-commerce. Met Driver’s Seat schrijf ik regelmatig over business en leiderschap. Over wat het vraagt om zelf achter het stuur te zitten als het gaat om keuzes, richting en verantwoordelijkheid. Ik schrijf op eigen titel en put daarbij discreet uit eigen ervaring, uit wat ik lees, hoor en vind.